Споразумение за обработване на лични данни

Последна актуализация: 21 юли 2026 г.

Това споразумение урежда обработването на лични данни по чл. 28 от Общия регламент относно защитата на данните (GDPR) и е неразделна част от Общите условия. То се прилага от момента, в който започнете да ползвате услугата.

Страни

Администратор сте вие, клиентът, ползващ услугата FleetQ Office, идентифициран чрез данните на регистрирания профил.

Обработващ е Прайс Екс ЕООД, ЕИК 206487271, ДДС № BG206487271, със седалище и адрес на управление гр. Пловдив 4000, район Централен, ул. Петьофи № 1, представлявано от управителя Никола Кацаров. Контакт по въпроси за защита на данните: [email protected].

1. Предмет, срок, естество и цел

Предмет. Обработващият обработва лични данни от ваше име изключително за предоставянето на услугата: издаване и съхраняване на фактури, управление на контрагенти и продукти, заснемане и архивиране на разходни документи, преглед на банкови сметки и вземания, както и предаване на тези документи към счетоводната кантора, която сте посочили.

Срок. Обработването продължава за срока на договора за ползване на услугата и приключва съгласно раздел 8.

Естество и цел. Автоматизирано обработване чрез уеб и мобилен интерфейс: събиране, записване, организиране, съхранение, извличане, използване и предаване на подобработващите по раздел 5 и на посочената от вас кантора. Обработващият не използва данните за собствени цели, не ги обогатява, не извършва профилиране и не ги предоставя на други лица.

2. Видове лични данни

• За вашите потребители: име, електронен адрес, език на интерфейса, дата на последно влизане, идентификатор в системата за единен вход, а за целите на сигурността IP адрес, тип браузър и устройство и записи за сесии.
• За вашите контрагенти: наименование, идентификационни номера, адрес, данни за контакт и банкови детайли, доколкото ги въведете.
• В документите: фактури, разходни и други счетоводни документи, включително заснети изображения, които може да съдържат лични данни на представители на контрагенти.
• За известията: адрес на абонамента за push известия и ключовете към него, когато потребител е разрешил известия.

Специални категории данни по чл. 9 от GDPR не се изискват и не се очакват. Ако въведете такива в свободен текст или в приложен документ, това става на ваша отговорност и следва да ни уведомите предварително, за да преценим допълнителни мерки.

3. Категории субекти на данни

Ваши служители и оправомощени потребители; представители и лица за контакт на ваши контрагенти, клиенти и доставчици; лица, посочени в счетоводните ви документи.

4. Задължения на обработващия

4.1. Само по документирани указания. Обработващият обработва личните данни само по ваши документирани указания, включително при предаване към трета държава, освен ако правото на Европейския съюз или на държава членка не изисква друго; в такъв случай ви уведомява преди обработването, освен ако това право не забранява уведомяването по важни съображения от обществен интерес. Ползването на функциите на услугата и настоящото споразумение съставляват документираните указания.

4.2. Поверителност. Лицата, на които е разрешен достъп до личните данни, са поели задължение за поверителност или са обвързани със законово такова. Достъп се предоставя само на лица, за които е необходим за изпълнение на задълженията им.

4.3. Сигурност. Прилагат се подходящи технически и организационни мерки по чл. 32 от GDPR, включително:

• криптиране на връзката (TLS) за целия трафик към услугата;
• сесийна бисквитка, недостъпна за скриптове (HttpOnly), предавана само по защитена връзка (Secure), с ограничен срок на валидност;
• политика за сигурност на съдържанието (Content-Security-Policy) и свързани заглавия, ограничаващи изпълнението на чужд код и вграждането в чужди сайтове;
• контрол на достъпа на ниво потребител и роля, с автентикация през външен доставчик на идентичност по OpenID Connect;
• разделени среди за разработка и производство;
• журнали за достъп и грешки с ограничен срок на съхранение;
• редовно обновяване на зависимостите и автоматизирана проверка за известни уязвимости.

4.4. Подобработващи. Вие давате общо предварително разрешение за подобработващите по раздел 5. Обработващият ви уведомява за всяка планирана промяна чрез добавяне или замяна на подобработващ не по-късно от 30 дни предварително, като имате право да възразите в този срок. При основателно възражение, което не може да бъде преодоляно, всяка от страните може да прекрати договора. Обработващият налага на всеки подобработващ същите задължения и остава изцяло отговорен пред вас за изпълнението им.

4.5. Съдействие за правата на субектите. Като се съобразява с естеството на обработването, обработващият ви подпомага с подходящи технически и организационни мерки за изпълнение на задължението ви да отговаряте на искания по глава III от GDPR. Ако получи искане пряко от субект на данни, обработващият не отговаря по същество, а ви го препраща без необосновано забавяне.

4.6. Съдействие по чл. 32 до 36. Обработващият ви подпомага при осигуряване на сигурността, при уведомяване за нарушения, при оценки на въздействието и при предварителни консултации с надзорния орган. При установяване на нарушение на сигурността на личните данни ви уведомява без необосновано забавяне и не по-късно от 48 часа от узнаването.

4.7. Изтриване или връщане. Виж раздел 8.

4.8. Информация и одити. Обработващият ви предоставя цялата информация, необходима за доказване на изпълнението на задълженията по чл. 28 от GDPR, и допуска и съдейства при одити, включително проверки от вас или от оправомощен от вас одитор. Одити се провеждат след писмено предизвестие от най-малко 30 дни, не повече от веднъж годишно, освен при нарушение на сигурността или по изискване на надзорен орган, в работно време и по начин, който не нарушава работата на услугата. Обработващият незабавно ви уведомява, ако според него дадено ваше указание нарушава GDPR или други разпоредби за защита на данните.

5. Подобработващи

FleetQ ID (id.fleetq.net) и FleetQ Accounting (accounting.fleetq.net) са компоненти на платформата FleetQ, оперирани от обработващия, и не са отделни подобработващи.

6. Предаване към трети държави

Основното съхранение е на територията на Европейския съюз. Когато подобработващ обработва данни извън ЕС, предаването се извършва на основание решение на Европейската комисия за адекватно ниво на защита, а когато такова не е приложимо, въз основа на приетите от Комисията Стандартни договорни клаузи заедно с подходящи допълнителни мерки.

7. Ваши задължения

Вие гарантирате, че разполагате с правно основание за обработването на данните, които въвеждате или предавате чрез услугата, че сте изпълнили задълженията си за информиране на субектите и че указанията ви са в съответствие с приложимото право.

8. Изтриване или връщане на данните

При прекратяване на предоставянето на услугата обработващият по ваш избор изтрива или връща всички лични данни и изтрива съществуващите копия, освен ако правото на ЕС или на държава членка изисква съхранението им. Можете да поискате износ на данните си преди прекратяването.

Счетоводната информация подлежи на сроковете по чл. 12 от Закона за счетоводството: 10 години за счетоводните регистри и финансовите отчети, включително документите за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции, и 3 години за останалите носители на счетоводна информация, считано от 1 януари на отчетния период, следващ периода, за който се отнасят.

Сроковете, които се прилагат в системата:

• данни за профил (име, електронен адрес, последно влизане): изтриват се при заявка, в срок до един месец;
• журнални записи на сървъра: 14 дни;
• абонаменти за известия: изтриват се при излизане от профила или при оттегляне на разрешението в браузъра.

9. Заключителни разпоредби

Настоящото споразумение е в писмена, включително електронна форма по смисъла на чл. 28, ал. 9 от GDPR. При противоречие с Общите условия по въпроси на защитата на личните данни предимство има настоящото споразумение. За неуредените въпроси се прилагат GDPR, Законът за защита на личните данни и останалото приложимо българско право.